Time management| La gestione dei progetti

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Time management – La gestione dei progetti

Se a volte ti senti frustrato perché non riesci a concludere tutto quello che vorresti  in ambito lavorativo, allora forse devi fare uno sforzo per migliorare la tua capacità di gestione del tempo e di gestione dei progetti.

Questo articolo introduce gli aspetti fondamentali della gestione di un progetto. Sebbene si tratti di un argomento piuttosto esteso, ci concentreremo sul modello del “triangolo di progetto”, nel quale i progetti sono analizzati in termini di tempo, costo e ambito.

Comprendere la definizione di progetto:

Per avere successo nella gestione di un progetto, è importante completare i progetti entro i tempi richiesti, all’interno del budget definito e con la piena soddisfazione dei propri clienti (Il cliente puoi essere anche tu stesso).

Tale affermazione potrebbe sembrare piuttosto semplice, ma accade spesso di sentire parlare di progetti completati in ritardo o con costi troppo elevati, oppure che non soddisfano le esigenze dei clienti.

Se ad esempio prendi un lavoro (ad esempio la realizzazione di un sito web) potresti ritrovarti alla fine che il guadagno che avevi messo in “preventivo” è stato eroso dall’allungamento dei tempi necessari a terminare il lavoro.

Se ad esempio sei un imprenditore, per avere successo con qualsiasi tipo di business devi applicare al meglio tutte le tecniche conosciute per portare a termine un progetto (il progetto potrebbe essere il tuo business)

La bibbia del Project Management (cioè la metodologia PMBOK ) definisce un progetto come “uno sforzo temporaneo atto a creare un prodotto o un servizio unico”.

Analizziamo meglio cosa significa “progetto”.

Innanzi tutto, un progetto è temporaneo, la durata di un progetto potrebbe corrispondere a una singola settimana oppure si potrebbe protrarre per diversi anni, ma presenta in ogni caso un termine.

Puoi anche non conoscere la data di inizio del progetto, ma sapere che ciò avverrà in futuro.

I progetti sono diversi dalle operazioni ricorrenti in quanto quest’ultime, come suggerito dal nome stesso, si protraggono indefinitamente nel tempo e non viene stabilita alcuna data di fine.

Tuttavia, i progetti si distinguono dalle operazioni ricorrenti poiché prevedono una data finale, inoltre, un progetto è uno sforzo.

Le risorse, come persone e attrezzature, devono effettuare il lavoro che viene affidato al team o a una organizzazione, in modo che i progetti assumano la loro caratteristica di eventi intenzionali e pianificati.

I progetti di successo non si verificano spontaneamente, ma seguono una determinata preparazione e pianificazione preventiva.

La maggior parte del lavoro è di tipo progettuale. Se pianifichi, verifichi o gestisci qualsiasi attività, si tratterà di un successo sicuro: stai già “gestendo il progetto”!

Time management – La gestione dei progetti

La gestione del proprio tempo, così come la gestione di un progetto, è una vera scienza codificata sin dagli anni ’50, ma come puoi immaginare alcuni lavori grandiosi del passato come ad esempio la costruzione delle grandi piramidi hanno sicuramente richiesto “la capacità di portare a termine un progetto complesso nel tempo (Project management)

Se hai letto i “pilastri della terra” di Ken Follet ricorderai la capacità del “muratore” di costruire una grande cattedrale Gotica nel corso di molti anni.

L’idea fondamentale è che ogni progetto possiede un  vincolo temporale, un determinato tipo di budget e richiede una precisa quantità di lavoro per essere portato a termine (in altri termini, possiede un ambito ben definito).

Il termine vincolo ha il significato generale di fattore limitante,  consideriamo ora tali vincoli singolarmente.

Tempo.

Hai mai lavorato a un progetto con una scadenza? O forse sarebbe più corretto chiedere: “Hai mai lavorato a un progetto senza alcuna scadenza?”. Il tempo limitato è un vincolo presente in ogni progetto e risulta piuttosto familiare.

Se stai lavorando a un progetto in questo istante, chiedi ai membri del tuo team se conoscono la data di scadenza del progetto. Potrebbero non conoscere il budget disponibile per il progetto o l’ambito del lavoro in dettaglio, ma quasi sicuramente sapranno tutti la data di scadenza.

Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli temporali:

  • Stai scrivendo una relazione per una lezione tenuta da un insegnante che non accetta consegne successive a una determinata scadenza.
  • Stai costruendo una casa di cui devi terminare il tetto prima dell’inizio della stagione piovosa.
  • Stai allestendo un grande stand per una fiera che avrà luogo fra due mesi.
  • Stai sviluppando un nuovo sistema di gestione dell’inventano che deve essere verificato e attivato entro l’inizio del prossimo anno fiscale.
  • La maggior parte di noi è stata addestrata per comprendere il tempo fin dall’infanzia, indossa orologi da polso, utilizza agende cartacee ed elettroniche e altri strumenti che permettono di gestire il tempo.

Per molti progetti che prevedono la creazione di un prodotto o provocano un evento, il tempo costituisce il maggior vincolo da gestire.

Costi.

Potresti pensare che i costi siano strettamente legati al concetto di denaro, ma i costi di progetto hanno un significato più vasto: i costi sono tutte le risorse necessarie per portare a termine il progetto.

Questi includono le persone e l’attrezzatura per l’esecuzione del lavoro, i materiali utilizzati e tutti gli altri eventi e questioni che richiedono denaro o impegni da parte di qualcuno in un progetto.

Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli di costo:

  • Hai firmato un contratto a prezzo fisso per la consegna di un sistema software di gestione dell’inventano per un cliente. Se i tuoi costi superano tale prezzo accordato, il cliente potrebbe essere comprensivo ma molto probabilmente non sarà propenso a trattare nuovamente il contratto.
  • Il presidente dell’organizzazione in cui lavori ti ha assegnato il compito di portare a termine un progetto di ricerca di clienti utilizzando esclusivamente lo staff e le attrezzature del tuo reparto.
  • Hai ricevuto un finanziamento di L. 5.000.000 per creare uno spazio artistico pubblico e non hai a disposizione altri fondi.

Quasi per tutti i progetti, i costi sono essenzialmente un vincolo limitante; pochi progetti potrebbero superare il budget senza in realtà richiedere azioni correttive.

Ambito.

Dovresti considerare due aspetti dell’ambito: ambito del prodotto e ambito del progetto.

Ogni progetto di successo dà luogo a un prodotto unico: un elemento tangibile o un servizio, potresti anche sviluppare alcuni prodotti per un cliente di cui conosci solo il nome, oppure altri prodotti per milioni di clienti potenziali all’acquisto di questi ultimi (come speri accada).

I clienti possiedono solitamente delle aspettative su caratteristiche e funzioni di prodotti di cui considerano l’acquisto.

L’ambito del prodotto descrive qualità, caratteristiche e funzioni presunte del prodotto, spesso utilizzando dettagli minimi.

Documenti che descrivono tali informazioni sono talvolta chiamati specifiche del prodotto.

Un servizio o un evento possiede, allo stesso modo, determinate caratteristiche presunte.

Abbiamo tutti aspettative su ciò che si farà o vedrà a una festa, a un concerto o alle Olimpiadi.

L’ambito del progetto, d’altra parte, descrive il lavoro richiesto per consegnare un prodotto o un servizio nell’ambito presunto del prodotto.

Mentre l’ambito del prodotto si concentra sul cliente o colui che utilizzerà il prodotto, l’ambito del progetto costituisce la principale preoccupazione di chi porterà a termine tale progetto.

L’ambito del progetto viene solitamente misurato in attività e fasi.

Time management – La gestione dei progetti

Ecco di seguito alcuni esempi di vincoli relativi all’ambito:

  • L’organizzazione per cui lavori ha vinto un appalto per lo sviluppo di un prodotto meccanico con determinati requisiti, per esempio dimensioni fisiche misurate in centesimi di millimetro.   Si tratta infatti di un vincolo relativo all’ambito del prodotto che influenzerà la pianificazione dell’ambito del progetto.
  • Stai costruendo un edificio su un lotto di terreno con un limite di altezza di 20 metri.

Puoi utilizzare esclusivamente i servizi interni per sviluppare parte del tuo prodotto, e questi ultimi seguono una metodologia di sviluppo del prodotto diversa da quella originariamente pianificata.

L’ambito del prodotto e quello del progetto sono fortemente correlati.

Il manager del progetto, che gestisce il suo ambito in modo efficace, deve anche comprendere l’ambito del progetto o sapere come comunicare con chi si occupa di tali aspetti.

Tempo, costi e ambito: gestire i vincoli del progetto.

La gestione del progetto diventa più interessante quando devi bilanciare i vincoli di tempo, costo e ambito dei tuoi progetti, “bilanciare” come nel caso di un cavo dell’alta tensione, potresti anche pensare di aggirare tali vincoli, o di eseguire queste operazione mentre sei alle prese con un cavo dell’alta tensione… beh, il concetto è chiaro.

Torniamo dunque al modello del triangolo di progetto.

Si tratta di un elemento che illustra il processo di bilanciamento dei vincoli, considerando che i tre lati del triangolo sono collegati e che la modifica di uno qualsiasi di questi lati implica almeno un altro lato (puoi visualizzare tale concetto creando un modello fisico di questo tipo utilizzando un elastico o degli stuzzicadenti).

Ecco di seguito alcuni esempi di bilanciamento dei vincoli:

  • Se la durata (tempo) della pianificazione del tuo progetto diminuisce, potresti dover aumentare il budget (costo), dal momento che devi ricorrere a un maggior numero di risorse per effettuare la stessa quantità di lavoro in minor tempo. Se non puoi incrementare il budget, potresti dover ridurre l’ambito, poiché le risorse in tuo possesso non ti permettono di eseguire in minor tempo tutto il lavoro pianificato.
  • Se devi diminuire la durata di un progetto, assicurati di non causare involontariamente un peggioramento nella qualità dell’intero progetto.
  • Per esempio, la verifica e il controllo della qualità vengono solitamente effettuati nell’ultima fase di un progetto di sviluppo di un software; se la durata viene diminuita quasi al termine di quest’ultimo, tali attività potrebbero rischiare di essere tralasciate.

Devi considerare i vantaggi della diminuzione della durata del progetto in relazione ai potenziali svantaggi di un prodotto di qualità carente.

Se il budget (costo) del tuo progetto diminuisce, potresti aver bisogno di più tempo poiché non sei in grado di acquistare tutte le risorse necessarie o risorse ugualmente efficienti.

Se non puoi incrementare il tempo, potresti dover ridurre l’ambito del progetto, poiché le risorse in tuo possesso non ti permettono di eseguire in minor tempo tutto il lavoro pianificato.

Se sei costretto a ridurre il budget del progetto, dovresti considerare i gradi delle risorse materiali previste nel budget.

Per esempio, hai pianificato di effettuare delle riprese in 35 mm, ma una pellicola da 16 mm più economica sarebbe comunque accettabile.

Un materiale di grado inferiore non è necessariamente sinonimo di materiale di qualità scadente. Se il  grado del materiale corrisponde alle proprie finalità, potrebbe comunque mantenersi di alta qualità.

Time management – La gestione dei progetti

Dovresti inoltre considerare i costi relativi alle risorse umane e di attrezzatura che prevedi di  utilizzare.

Puoi assumere individui con minore esperienza e minore retribuzione che possano portare a termine le attività più semplici?

La riduzione dei costi del progetto può tuttavia dare luogo a risultati di qualità inferiore. In qualità di manager del progetto, devi considerare (o più probabilmente riferire a coloro che detengono il potere decisionale) i vantaggi e i rischi legati alla riduzione dei costi.

TIME MANAGEMENT – PROJECT MANAGEMENT – CONCLUSIONI

Anche se sei un piccolo imprenditore, un commerciante o un esperto di Marketing, non puoi gestire le tue attività singolarmente o tutte insieme senza conoscere le basi della gestione del tempo e di un progetto.

Il messaggio per te è:   + Time management = + business.

Se l’articolo ti è piaciuto (anche se lungo) puoi rimanere in contatto con me scaricando una delle guide gratuite che trovi sul mio blog.

A presto

walter

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